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Text File  |  1996-08-23  |  3.3 KB  |  77 lines
  1. @061 CHAP 9
  2.  
  3.         ┌───────────────────────────────────────────────┐
  4.         │          INTERNAL CONTROLS CHECKLIST          │
  5.         └───────────────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. Many small businesses are deficient when it comes to
  8. maintaining proper internal accounting and financial
  9. controls.  Such laxity is often to blame when a bookkeeper
  10. goes on vacation to Brazil and doesn't bother to return.
  11. While consulting a certified public accountant is highly
  12. advisable in determining whether your business has adequate
  13. internal controls, the following 10-point checklist will
  14. also be helpful in a review of your procedures:
  15.  
  16.     1. Do not let the same person handle your cash receipts
  17. and also make bank deposits (unless this person is you).
  18.  
  19.     2. A person who has the authority to sign checks should
  20. not also be the person who writes them out.
  21.  
  22.     3. Whoever signs checks, you or another person, should
  23. only sign them when the bill that is being paid is presented
  24. at the time for scrutiny, and the check number should be
  25. written on the bill at the time, to avoid double payments
  26. or payments to a non-existent vendor that is actually your
  27. employee's Swiss bank account.  At the time you sign a
  28. check, be sure you know what the bill is for.
  29.  
  30.     4. Consider using some type of mechanical check
  31. imprinting equipment for all checks that are written, as
  32. a further means of preventing unauthorized payments.  Such
  33. machines keep a record of the amount of any checks written.
  34.  
  35.     5. Use only pre-numbered checks and keep all of the
  36. canceled (or voided) checks in your records.  This will help
  37. make it readily apparent if any additional checks are written
  38. without your knowledge.
  39.  
  40.     6. Do a monthly bank reconciliation yourself, or have
  41. your outside accountant do it, if you have one.  NEVER let
  42. the person who writes checks do the bank reconciliation.
  43. We personally know of a successful professional firm that
  44. was nearly bankrupted because they allowed their in-house
  45. bookkeeper to do both jobs, since she was the ex-wife of
  46. one of the three partners in the firm and was considered
  47. to be totally trustworthy.  That little lapse of judgment
  48. on their part wound up costing the firm well over half a
  49. million dollars.
  50.  
  51.     7. Deposit your daily cash receipts in the bank each
  52. day.  Don't let cash collections for one day get mingled
  53. with the next day's collections.
  54.  
  55.     8. Use a petty cash fund and voucher system for stamps,
  56. small bills, and other small cash outlays.  Do not use cash
  57. from the day's receipts to pay bills!  Put a voucher or
  58. bill in the petty cash box each time money is taken out.
  59. When the fund is depleted, write a check to bring it back
  60. up to the maximum amount (say $100), and record all the
  61. vouchers at the time the check is cashed to replenish the
  62. fund.
  63.  
  64.     9. Use prenumbered sets of sales checks, invoices, and
  65. receipts to keep control of payments made and received.
  66. Duplicates will be kept track of by the individuals making
  67. sales, etc., and the master copy will enable you to make
  68. sure they account for all their transactions.
  69.  
  70.    10. Maintain a master or control account for all of
  71. your accounts receivable, and reconcile it each month to
  72. the subsidiary accounts. If someone is stealing money from
  73. customer payments, it will be easier to spot if the master
  74. and subsidiary accounts are reconciled regularly.
  75.  
  76.  
  77.